08/06/2021
Hóa đơn điện tử ra đời nhằm giúp các doanh nghiệp trong quá trình bảo mật, tra và lưu trữ thông tin.
- So với hóa đơn giấy thông thường, hóa đơn điện tử có ưu điểm là khả năng lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
- Khối lượng lưu trữ lớn, an toàn, gọn nhẹ người dùng không còn phải lo việc tập hợp các hóa đơn giấy sẽ cồng kềnh, rách nát.
- Việc tra cứu thông tin trên hóa đơn sẽ nhanh chóng và chính xác.
Theo Khoản 1, Điều 11 Thông tư 32/2011-TT-BTC: về việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử thì:
💥 Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
💥 Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:
a) Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
b) Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
c) Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
Theo Khoản 1, 2, 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP:
💥 Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
💥 Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.
💥 Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:
a) Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;
c) In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
.jpg)
💥 Đối với hóa đơn đầu vào
- Tạo 1 email riêng biệt để lưu hóa đơn, hãy thông báo email này cho bên Bán. Hãy cài đặt chế độ chuyển tiếp về email của cấp quản lý.
- Lập thư mục Google Driver với chính Email nhận đó.
- Khi có Email đến tiến hành tải xuống và lưu trữ tại thư mục trên máy tính (Như lưu 1 file Excel). Tiến hành đổi tên file đó tương ứng với MST, Tên người bán, Số hóa đơn.
- Mở hóa đơn kiểm tra và cập nhật các thông tin trên hóa đơn. Bạn có thể chèn đường link trỏ tới hóa đơn để tiện tra cứu khi cần.
- Thường xuyên đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Driver để đảm bảo dữ liệu của bạn được an toàn.
💥Đối với hóa đơn đầu ra
- Thực hiện việc lưu trữ vào một thư mục trên máy tính, thường xuyên cập nhật nội dung của hóa đơn đó vào 1 file excel. Bạn có thể chèn đường link trỏ tới hóa đơn để tiện tra cứu khi cần.
- Bạn cũng nên đồng bộ thư mục này lên Google Driver như đối với hóa đơn đầu vào.
Trên đây là toàn bộ ưu điểm và quy trình lưu trữ của hóa đơn điện tử. Kế toán thuế QC chúc các bạn 1 ngày làm việc vui vẻ !
#dichvuketoanthuetrongoi
#Ke_Toan_Thue_Qc
----------------------------
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KẾ TOÁN THUẾ QC
🏩 Địa chỉ trụ sở chính: Số 55, ngõ 207/103, phố Nhang, phường Xuân Đỉnh, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội.
🏪 Văn phòng Long Biên: Tòa nhà Sunrise Building IIIA, khu đô thị Sài Đồng, P. Phúc Đồng, Q. Long Biên, Hà Nội.
🏪 Văn phòng Thanh Trì: Phòng 0909-CT03, Tòa nhà IEC Residence, Tứ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội.
☎️ Hotline TƯ VẤN và HỖ TRỢ MIỄN PHÍ: 0976 428 786 (MS.Phương)
📬 Email: ketoanthueqc@gmail.com
🌎Website: http://ketoanthueqc.com/
Fanpage: https://www.facebook.com/ketoanthueqc
